Tampere etsii digiratkaisua auttamaan tapahtumajärjestäjiä

Tapahtuman järjestäminen on moninainen prosessi, jossa pitää selvitellä muun muassa sopivia paikkoja, tarvittavia lupia, rakenteita, turvallisuutta, markkinointia ja taloutta. Tietoa on saatavilla paljon, mutta aina ei ole helppo tunnistaa, mitkä asiat koskevat juuri omaa tapahtumaa.

Ulkoilmatapahtuman järjestäminen edellyttää useiden tapahtumalupien hakemista. Tapahtumajärjestäjien työtä halutaan helpottaa. Kuva: Visit Tampere -kuvapankki, Laura Vanzo.

Visit Tampere ja Smart Tampere -ohjelma ovat käynnistäneet hankkeen, jossa selvitetään, voiko tapahtumajärjestäjälle tarkoitettuja sisältöjä esittää dynaamisemmin. Tavoitteena on löytää tapoja, joilla tapahtumaa järjestävälle henkilölle näytetään räätälöityä sisältöä hänen omien tarpeidensa ja neuvonnan edetessä tekemien valintojensa mukaan.

Osana yhteistä hanketta Visit Tampere ja Smart Tampere etsivät tarjouspyynnön avulla toimijaa laatimaan Tapahtumajärjestäjän digitaalisen polun konseptin. Tiedonlähteenä käytetään etenkin Visit Tampereen tapahtumajärjestäjille suunnattua sivustoa ja tarpeen mukaan muita lähteitä ja sivustoja.

"Haluamme erityisesti auttaa kahta asiakasryhmää saamaan tarvitsemansa tiedot tapahtuman järjestämisestä Tampereella", sanoo tapahtuma-asiantuntija Inka Helin Visit Tampere Oy:stä. ”Yksi ryhmä on aloittelevat tapahtumajärjestäjät – ja toinen ryhmä on kokeneet järjestäjät, jotka eivät vielä tunne Tamperetta tapahtumakaupunkina.”

Hankkeessa on mukana Visit Tampereen ja Smart Tampereen asiantuntijoiden lisäksi Tampereen kaupungin viranomaisia. Tärkeimpänä sidosryhmänä ovat tapahtumia järjestävät henkilöt. Konseptointia varten on jo haastateltu sekä tapahtumajärjestäjiä että henkilöitä, joilla ei ole kokemusta tapahtuman järjestämisestä. Jatkossa tuotettavat ratkaisut testataan kohderyhmillä.

Tarjouspyyntöön voi tutustua Smart Tampereen kehittämisalustalla: http://projektit.smarttampere.fi/kehittaminen-ja-kokeilut/tapahtumajarjestajan-digitaalinen-polku