Tietojärjestelmien parissa suoritettavaa mekaanista työtä siirretään Taysissa hoitoalan ammattilaisilta ohjelmistorobottien hoidettavaksi. Munuaispoliklinikalla on tulossa käyttöön ohjelmistorobotti, joka tarkistaa potilaiden laboratoriokäynnit. Munuaispolin robotin määrittelytyötä on toteutettu Tampereen kaupungin Smart Health -rahoituksella. Mekaanisen työn siirtäminen robotiikalle säästää aikaa hoitotyölle ja lisää hoitajan työn mielekkyyttä ja työtyytyväisyyttä.
Sairaalaympäristössä tapahtuvan ohjelmistorobotiikan käytön tarkoituksena on siirtää toistuvia tietojärjestelmien parissa suoritettavia rutiinitehtäviä tietokoneen automaattisesti toteutettaviksi. Robotiikan tarjoamat mahdollisuudet ovat laajat ulottuen aina hoitotyön tehtävistä talous- ja HR-puolen tarpeisiin. Robotiikka voi yhtä lailla tukea niin hoitaja ja lääkärin kuin sihteerin työtä. Ohjelmistorobotiikan kehittämisen ja kokeilujen taustalla vaikuttavat tavoitteet työn mielekkyyden ja työtyytyväisyyden kasvattamisesta sekä kustannustehokkuudesta.
Prosessiautomaatiolla pyrimme muuttamaan taustalla toteutuviksi sellaisia toistuvia tehtäviä, jotka vievät hoitoalan substanssiosaajien aikaa varsinaiselta hoidollista lisäarvoa tuottavalta työltä, taustoittaa PSHP:lla ICT-arkkitehtina digitalisaatioprojektien johdossa toimiva Aki Lehto.
Kustannustehokkuus ohjelmistorobotiikan käytössä syntyy pääasiassa laadunvarmistamisen kautta. Työn laadun ja mielekkyyden näkökulmista mekaanisen, aina samana toistuvan klikkailutyön siirtäminen ohjelmistorobotin tehtäväksi, säästää aikaa hoitajan ja lääkärin varsinaiselle hoidolliselle työlle vaikuttaen tätä kautta työssä viihtymiseen ja työn mielekkyyteen. Robotiikan avulla voidaan lisäksi hallita inhimillisiä virheitä, joita mekaanisen työn suorittamisessa saattaa tapahtua, millä on potilasturvallisuutta parantava vaikutus. Esimerkiksi Acutassa on jo muutaman vuoden ollut käytössä ohjelmistorobotti, joka muistuttaa hoitohenkilökuntaa katsomaan potilaiden radiologian kuvat ja lausunnot. Näin varmistetaan, etteivät kenenkään potilaan tiedot jää tarkastamatta ja mitään diagnostisesti tärkeää huomaamatta.
Digisairaanhoitaja tietää mistä kenkä puristaa
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto sairaalassa alkaa tarpeiden kartoittamisesta. Digisairaanhoitajana tunnettu Olli Tasso toimii tässä tehtävässä. Prosessin aluksi yksiköiltä kerätään tarpeita, joissa robotiikasta voisi olla apua, ja aineistosta haetaan yhteisiä nimittäjiä. Toteutettaviin kokeiluihin valitaan tapaukset, joissa hoitajien aikaa menee kaikista eniten ICT:n parissa ja toisaalta sellaiset tapaukset, jotka toistuvat yksiköstä toiseen samankaltaisina ja ovat näin tulevaisuudessa skaalattavissa.
Hoitajien työssä on paljonkin sellaista, mitä voitaisiin tehdä automaation keinoin. Käytössä on useita järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Robotti on hyvä välikäsi, jotta ihmisen ei tarvitse manuaalisesti siirrellä ja käydä läpi tällaisia tietoja, Tasso kertoo sairaanhoitajan kokemuksellaan.
Ohjelmistorobotti on kuin digitaalinen työntekijä, joka käyttää ohjelmistoja samaan tapaan kuin ihminen, klikkailen sille tehtyjen määritysten mukaisesti. Ohjelmistorobotti esimerkiksi käyttää omia käyttäjätunnuksia, kuten ihminen käyttäisi järjestelmiin kirjautumiseksi. Robotti hoitaa vain sille ohjelmoituja rutiinitehtäviä, jotka eivät edellytä luovaa päättelyä.
Munuaispoliklinikalla robotti tarkastaa laboratoriokäynnit
Yhtenä ensimmäisistä kokeiluista munuaispoliklinikalla on tulossa käyttöön ohjelmistorobotti, joka tarkastaa yön aikana, ovatko seuraavan päivän potilaat käyneet laboratoriossa. Mikäli potilas ei ole käynyt laboratoriossa ennen lääkäriaikaa, vastaanottoaikaa on siirrettävä. Tähän saakka hoitajan on täytynyt joka aamu tarkastaa laboratoriokäynnit manuaalisesti potilastiedoista. Robotti ei tulkitse laboratoriotuloksia vaan ainoastaan ilmoittaa hoitajalle ne potilaat, joiden lääkäriaikaa tulee siirtää. Munuaispoliklinikan kokeilun odotetaan säästävän hoitajien työaikaa huomattavasti jokaiselta aamulta varsinaisiin potilastapaamisiin ja hoidollisiin tehtäviin valmistautumiseen.
Ohjelmistorobotti ei käytä tekoälyä, sillä se ei opi uutta vaan toimii aina samalla tavalla ohjelmointinsa mukaisesti. Määrittelyvaihe robotin käyttöönotossa onkin äärimmäisen tärkeä ja edellyttää useita kokoontumisia yksikön, osaston ja tietohallinnon kesken. Ohjelmistorobotille laaditaan yksityiskohtainen määritysdokumentti, jossa kaikki mahdolliset vaiheet, joita robotti tulee tarvitsemaan ohjelmistojen sisällä toimimiseen, esitetään klikkaus klikkaukselta kuvattuna polkuna. Tämän jälkeen Istekin kumppani Digital Workforce toteuttaa robotin ohjelmoinnin dokumentin perusteella.
Määrittelyvaiheessa voi mennä useita viikkoja, sillä dokumentista löytyy lähes aina jotakin korjattavaa. Jokainen klikkaus on huomioitava. Testauksen jälkeen käyttöönottovaiheessa minulla sekä Digital Workforcella on tiiviimpi seurantajakso, jolloin olemme valmiudessa tekemään nopeita muutoksia, mikäli robotin toiminnassa on ongelmia, Tasso kuvaa prosessia.
Ensimmäisissä kokeiluissa on opeteltu robotiikan käyttöönottoon liittyviä prosesseja ja perustettu tarvittavat digitaaliset alustat ja ympäristöt sekä tietotekniset varajärjestelmät. Jatkossa voidaan rakentaa näiden perustusten päälle.
Ohjelmistorobotti on turvallinen kumppani
Ohjelmistorobottien käyttöönottoon ei liity mainittavia riskejä, sillä botit tekevät vain sitä, mitä niille on yhdessä henkilöstön kanssa määritelty. Esimerkiksi ihotautipoliklinikalla lääkärin potilastietojen tarkastukseen varattua aikaa automaattisesti siirtävä robotti siirtää kunkin potilaan aikaa vain viikolla ja vain yhden kerran, ei ikuisuuksiin.
On parasta edetä pienin varmoin askelin ja etsiä ensin pahimmat tapaukset ratkottaviksi ja katsoa sen jälkeen tulevaan. Tekoälyjutut ovat oma lukunsa ja etenevät eri polulla, kertoo Lehto.
Osastojen kanssa on aina robotin käyttöönoton yhteydessä sovittu, miten toimitaan, jos robotin toiminnassa ilmenee ongelmia. Pilotointivaiheessa robotin käyttöönotto ei juurikaan muuta osastojen toimintaa. Vasta sitten, kun tulokset ovat nähtävissä, ja tiedetään paljonko hoitajien työaikaa on säästynyt, voidaan miettiä, miten säästyvää aikaa ohjataan mielekkäästi ja tehokkaasti. Työajan säästötavoitteissa tärkeäksi tehtäväksi yksiköiden johdolle muodostuukin tulevaisuudessa hoitohenkilökunnalta vapautuvan työajan ohjaaminen tuottamaan aitoa lisäarvoa.